Bij Topaz zijn we jaar in jaar uit bezig met “het hele leven telt”. Voor de bewoners, clienten en medewerkers. Dat zien we op onze locaties terug, met activiteiten en festiviteiten. Met nieuwe ontwikkelingen, vruchtbare samenwerkingen en initiatieven om de ouderenzorg te verbeteren. Hoe dit er in het jaar 2023 uit zag? Hieronder vindt u het jaaroverzicht. Veel leesplezier!
Trots kijken we terug op wat er in 2023 allemaal gebeurd is bij Topaz. Alles met als doel om de kwaliteit van leven van de bewoners te verbeteren en te borgen. Het jaar waarin Lia de Jongh en Edwin Kalbfleisch na 5,5 jaar samen het bestuur van Topaz verlieten. Het jaar waarin Topaz het sprankelende symposium Wij kunnen Toveren organiseerden. We nemen je graag mee en laat je inspireren.
Ons motto “het hele leven telt “is het uitgangspunt bij alles wat we doen bij Topaz. We investeren in het kennen van onze bewoners, in wie de bewoner was voordat hij of zij bij ons kwam maar ook in wie de bewoner nu is. Wat wil de bewoner zelf nog doen? Die eigen regie is heel belangrijk. Dit doen we door te luisteren, aandacht te geven, begrip te tonen en van daaruit te kijken wat er nodig is om de bewoner een fijne dag te geven.
De nabije toekomst vraagt een grotere rol van informele zorgverleners. Daarom investeert Topaz in de samenwerking met naasten en vrijwilligers. Door informele en formele zorg beter in samenhang te organiseren als community om de bewoner en cliënt heen, kunnen vraag en aanbod beter op elkaar worden afgestemd. Dit draagt bij aan de kwaliteit van zorg en het welbevinden van de bewoner en cliënt.
Ook in 2023 hebben we in goed werkgeverschap geïnvesteerd. In deze krappe arbeidsmarkt willen we dat werkplezier centraal staat bij Topaz en willen we onze medewerkers de kans geven zich te blijven ontwikkelen. We bieden werk met toekomstperspectief. Onze bijzonder mooie arbeidsmarktcampagne, de groei van het flex- en planbureau, de uitbreiding van het vitaliteitsbeleid en de ontwikkeling van de gesprekskaart ‘het goede gesprek’ hebben hieraan bijgedragen.
Om hoogwaardige zorg te kunnen geven is het belangrijk dat medewerkers en vrijwilligers de gelegenheid krijgen om te leren op een manier die past bij hun ontwikkelfase. Naast opleidingen, trainingen en workshops kun je denken aan het doen van wetenschappelijk onderzoek en werken met slimme technologieën zoals domotica en digitale zorg. Naast processen en systemen sturen we ook aan op een nieuwe manier van denken en werken middels het programma Slim & Wendbaar.
Goede zorg leveren is erg belangrijk, maar wat is kwaliteit van zorg nu eigenlijk? Dit is wanneer de zorg die verleend wordt, aansluit bij de verwachtingen van een patiënt. Dat is voor een groot deel persoonlijk. Ook moet de zorg voldoen aan professionele kwaliteitseisen en moet de zorg zich steeds blijven ontwikkelen. De kwaliteit van zorg wordt gemeten met verschillende meetinstrumenten.
Trots kijken we terug op wat er in 2023 allemaal gebeurd is bij Topaz. Alles met als doel om de kwaliteit van leven van de bewoners te verbeteren en te borgen. Het jaar waarin Lia de Jongh en Edwin Kalbfleisch na 5,5 jaar samen het bestuur van Topaz verlieten. Het jaar waarin Topaz het sprankelende symposium Wij kunnen Toveren organiseerde. We nemen je graag mee en laat je inspireren.
Alles draait bij ons om liefdevolle, persoonlijke en hoogwaardige zorg volgens ons motto ‘het hele leven telt’. Dit doen we met bijna 1.650 medewerkers en ongeveer 850 vrijwilligers voor de 1.400 bewoners en cliënten van Topaz. Topaz bestaat uit 9 locaties in Leiden, Katwijk, Voorschoten en Noordwijkerhout. Hiervan zijn 8 Wlz locaties en 1 revalidatiehotel. Vanuit de 8 Wlz locaties leveren we zorg en behandeling aan mensen met een psychogeriatrische, een somatische of een gerontopsychiatrische zorgvraag, aan mensen met de ziekte van Huntington en aan mensen met de ziekte van Korsakov. Daarnaast geven we op 6 locaties dagbesteding. In het revalidatiecentrum komen vooral mensen met een indicatie voor GRZ of Elv. Topaz360 levert eerstelijnsbehandeling bij de mensen thuis en bij een aantal collega organisaties behandeling in een intramurale setting. Ook bieden we zorg aan thuiswonende cliënten vanuit een Volledig Pakket Thuis.
In oktober vond het Topaz symposium – Wij kunnen Toveren – plaats. We kijken met trots terug op dit sprankelende event. Verschillende collega’s met producten en diensten van Topaz waren aanwezig, onder andere Topaz Volledig Thuis, Arbeidsmatige Dagbesteding, Informele zorg, Expertisecentrum Huntington, Topaz360, Revalidatie en de Leerafdeling. Zij lieten de ontwikkeling zien die we met elkaar hebben doorgemaakt en waar zij nu staan. Het was een podium voor de medewerkers die echt kunnen toveren. Mede dankzij hen is de afgelopen jaren ons motto ‘het hele leven telt’ vormgegeven. De dag begon met een spectaculaire openingsdans door Huidhonger. Dit was met enkele bewoners van Topaz. Gedurende de dag waren er 3 centrale rondes met lezingen en workshops waar de bezoekers uit konden kiezen. Denk aan een lezing over sociale benadering, e-health en leiderschap, en workshops over palliatieve zorg, contact met naasten. praktisch innoveren en muziek als middel voor onvergetelijk contact.
Lia de Jongh, voorzitter raad van bestuur, en Edwin Kalbfleisch, lid raad van bestuur, legden per 1 november 2023 hun functie als raad van bestuur neer. Na 5,5 jaar samen het bestuur van ouderenzorgorganisatie Topaz te hebben gevormd, zijn zij beiden een andere kant op gegaan. Lia stopte vanwege persoonlijke redenen. Na 20 jaar besturen, waarvan 8 jaar bij Topaz, was dit een natuurlijk moment om het stokje over te dragen. Edwin werd lid raad van bestuur bij De Zorgcirkel. Niet alleen in 2023, maar de afgelopen jaren hebben Lia en Edwin zich als bestuur ingezet om van Topaz een fijne woon- en werkplek te maken. Waar bewoners en cliënten liefdevolle, persoonlijke en hoogwaardige zorg ontvangen. En medewerkers de ruimte krijgen om te handelen naar hun eigen professionele inzicht en zich te ontwikkelen in hun beroep. Van november 2023 nam Arnoud Weermeijer waar als tijdelijk bestuurder.
Een fijne woonomgeving heeft heel veel invloed op het geluksgevoel van de bewoner. Topaz heeft een meerjaren vastgoed- en een meerjaren onderhoudsplan. De laatste jaren worden ter verbetering van het woongenot naast het onderhoud de locaties aangepast op het kleinschalig zorgen zoals uitbreiding van het aantal woonkamers en de mogelijkheid om daar te koken.
De nieuwbouw op Overduin is eind maart 2024 opgeleverd. Voor de tussenliggende tijd was een deel van de bewoners verhuisd naar locatie Zuydtwijck. Deze bewoners, en de bewoners die nog in de oudbouw wonen, kunnen binnenkort naar de nieuwbouw verhuizen.
Veel medewerkers van de locatie hebben rondleidingen tijdens de bouw gehad en zijn erg onder de indruk. Ook de nieuwbouw voor locatie Foreschate in Voorschoten vordert. De bewoners van Foreschate waren voor de tussenliggende periode verhuisd naar locatie Groenhoven in Leiden. De oplevering hiervan is 2 maanden uitgesteld en staat nu gepland voor juni 2024. De locatie Groenhoven komt na de verhuizing van de huidige bewoners terug naar Foreschate weer leeg te staan. Hiervoor loopt overleg met de gemeente Leiden om deze locatie tijdelijk te verhuren aan hen voor de opvang van Oekraïense vluchtelingen.
Ons motto “het hele leven telt “is het uitgangspunt bij alles wat we doen bij Topaz. We investeren in het kennen van onze bewoners, in wie de bewoner was voordat hij of zij bij ons kwam maar ook in wie de bewoner nu is. Wat wil de bewoner zelf nog doen? Die eigen regie is heel belangrijk. Dit doen we door te luisteren, aandacht te geven, begrip te tonen en van daaruit te kijken wat er nodig is om de bewoner een fijne dag te geven.
Vanuit de visie op kleinschalig zorgen is het streven om een vaste kern medewerkers (zorg, facilitair, behandelaren, vrijwilligers) om de bewoners te plaatsen. Zodat bewoners de medewerkers kennen en bovenal, de medewerkers de bewoners kennen om op die manier goed aan te kunnen sluiten bij de behoefte van de bewoners. Ook in 2023 bleven we ernaar streven om steeds weer zo goed mogelijk aan te sluiten bij wat er voor bewoners en naasten op het spel staat. De omstandigheden waarin we dat doen veranderen als gevolg van de vergrijzing. Kortgezegd: de zorgvraag stijgt en het aantal zorgmedewerkers daalt. De uitdaging is dus om te kijken hoe we ook in de toekomst de nodige zorg kunnen blijven bieden. Het belang van gastvrijheid, informele zorg en domotica neemt toe.
Er is in 2023 veel gebruik gemaakt van de vakdagen en de opleidingscaroussel voor gastvrouwen en -heren. Daarnaast is de vakgroep van activiteitenbegeleiders en assistent activiteitenbegeleiders nieuw leven ingeblazen met onder andere een jaarlijkse vakgroepbijeenkomst. Het project kleinschalig zorgen zoals dat in de periode 2020-2023 binnen Topaz een belangrijke pijler is geweest komt daarmee waarschijnlijk tot een einde en zal overgaan in een visie en aanpak die Topaz richting gaat geven voor de komende jaren.
De ontvangst, het warme welkom is een belangrijk onderdeel van de beleving van een bewoner, een bezoeker en een medewerker. De kern van de beweging gastvrij ontvangst is als volgt omschreven: “Door met elkaar die stap extra te zetten, geven we nog meer betekenis aan het leven van onze bewoners. Dit doen we door vanuit de ogen van de bewoner te kijken, vragen te stellen en intieme momenten te creëren. Samen met de informele zorg dragen we hiertoe bij aan een gevoel van thuis en hebben we ook oog voor elkaar als collega en mantelzorger.”
In mei 2022 is gastvrij ontvangst van start gegaan op locatie Zuydtwijck. Door de verbouwing is in de ontvangstruimte een plek gecreëerd voor bezoekers, bewoners en medewerkers. Daarnaast zijn de medewerkers receptie en medewerkers restaurant samengevoegd naar één team waarbij dit team tezamen de ontvangst verzorgt. De receptiebalie is verdwenen, telefoontjes komen via een centrale binnen zodat de medewerkers gastvrije ontvangst alle aandacht voor de mensen in de gastvrije ontvangst kan hebben. In 2023 is dit plan geëvalueerd en zijn er enkele aanpassingen afgesproken. De komende jaren wordt de gastvrije ontvangst uitgerold naar de andere locaties waarbij voor iedere locatie maatwerk toegepast wordt
Voor iedere bewoner is welbevinden van het grootste belang. Een belangrijk onderdeel hierin is een zinvolle dagbesteding. Wij gaan daarom samen met de bewoner of cliënt, en eventueel mantelzorger, in gesprek over wat voor hen een zinvolle dagbesteding is. Onze activiteitenbegeleiders, gastvrouwen en -heren en vrijwilligers, maar ook naasten, hebben hierin een belangrijke rol. Op onze intranetpagina zijn wekelijks impressiefoto’s te zien van wat er allemaal gedaan wordt. Een zinvolle dagbesteding kan plaatsvinden door middel van groepsactiviteiten en/of individuele activiteiten waarin gezelligheid en ontspanning voorop staan. Bovenstaande wordt niet alleen bij inhuizing besproken, maar ook op een later moment; de wensen van onze bewoners kunnen namelijk veranderen. Voor mensen met dementie wordt vaak gekeken wat zij in het verleden leuk hebben gevonden. Zo hadden wij afgelopen jaar een deelnemer waarvan de familie aangaf dat hij spelletjes echt niet leuk vond. Vanaf dag twee na inhuizing had deze meneer toch het hoogste woord bij de spelletjes die werden gespeeld en hij genoot hiervan.
Binnen Topaz willen we bewoners zo veel mogelijk woonplezier bieden en daarbij hoort de zienswijze dat we zo min mogelijk onvrijwillige zorg inzetten. Om dat te bewerkstelligen gaan medewerkers op zoek naar alternatieven voor de onvrijwillige zorg, denk aan: het luisteren naar wensen, Video Interactie Ouderen voor andere benaderingswijzen of de aanschaf van specifieke producten. We blijven zoeken naar manieren om onvrijwillige zorg te voorkomen, enkel als het niet anders kan zetten we het in.
Veel van de bewoners brengen het laatste deel van hun leven bij ons door. Om die reden heeft Topaz een werkgroep palliatieve zorg die bestaat uit vertegenwoordigers vanuit de behandelaren, zorg, welzijn, geestelijk verzorgers en de centrale cliëntenraad. Zij hebben het doel de palliatieve zorg binnen Topaz te blijven ontwikkelen en professionaliseren zodat de bewoner en cliënt samen met naasten, op eigen manier afscheid van het leven kan nemen. Belangrijke onderwerpen in 2023:
Hoe ga je als zorgmedewerker en behandelaar in gesprek met cliënten en naasten over de wensen en behoeften in de palliatieve fase? Zowel medewerkers als cliënten en naasten kunnen het moeilijk vinden hierover te praten. Topaz geeft hiervoor een SVP-training aan medewerkers. SPV staat voor Signaleren, Verkennen, Proactief. Binnen Topaz heeft deze scholing de naam “In Gesprek’ gekregen. Het doel is de kennis en vaardigheden rond proactieve zorgplanning binnen Topaz verder te ontwikkelen. In september is gestart met de training van de eerste groep van 45 medewerkers vanuit alle locaties, zowel medewerkers zorg als behandelaren. Groep 2 en 3 worden in de eerste helft van 2024 getraind. De getrainde medewerkers zullen de gespreksmethode op iedere locatie introduceren bij hun collega’s.
Naast de week van de palliatieve zorg is het hele jaar door aandacht voor bewustwording en kennisoverdracht over allerlei aspecten van palliatieve zorg zoals: de visie en de gebruikte termen om zo meer dezelfde taal te gaan spreken, omgaan met cultuurdiversiteit en financiering van de intensieve zorg bij een complexe zorgvraag tijdens de terminale fase.
Jaarlijks organiseert de commissie palliatieve zorg de week van de palliatieve zorg in oktober. In 2023 is een mini symposium met als thema “Palliatieve zorg bij bewoners, cliënten met dementie” georganiseerd voor collega’s zorg en behandeling. Daarnaast werd op de locaties op verschillende manieren aandacht besteed aan palliatieve zorg: van gastsprekers tot een demonstratie van een koppelbed, handmassage en in gesprek met je collega’s aan de hand van kaartjes.
Waakvrijwilligers waken, zijn aanwezig bij de bewoner in de laatste levensfase wanneer er geen familieleden of naasten zijn of wanneer er sprake is van overbelasting van de naasten. De pilot waakvrijwilligers die in 2022 gestart was in samenwerking met Transmuralis is na evaluatie stopgezet. Vrijwilligers die al aan een organisatie/ locatie verbonden zijn werden geschoold tot waakvrijwilliger. Vanuit Topaz Overrhyn hebben 2 vrijwilligers de training gevolgd. Transmuralis heeft besloten de scholing niet meer aan te bieden omdat ook bij andere organisaties in de regio er weinig animo voor was. Bovendien kan er door de locaties een beroep gedaan worden op Vrijwilligers Palliatieve Terminale Zorg (VPTZ).
Privacy, intimiteit en seksualiteit vinden we bij Topaz belangrijke onderwerpen. In aanloop naar de week van de liefde (Valentijnsdag 2023) heeft de werkgroep Intimiteit & Seksualiteit het spoorboekje Privacy, Intimiteit en Seksualiteit geschreven en laten drukken. In de week van de liefde zijn alle boekjes aangeboden aan de locaties. Daarnaast was er de mogelijkheid om een klinische les te volgen. In samenwerking met het Steun- en Consultatieteam van het Expertisecentrum Dementie is deze klinische les op een later moment ook aangeboden op een locatie naar aanleiding van een casus met een bewoner aldaar. In februari 2023 heeft er een kennisbijeenkomst plaatsgevonden, Brein & Broodjes, rondom dit thema. Tijdens het Topaz symposium “Wij kunnen toveren” heeft de werkgroep een workshop gegeven rond dit thema. Uit de Meldingen Incident Cliënt (MIC) blijkt dat er een afname is van meldingen op dit thema sinds februari 2023.
De nabije toekomst vraagt een grotere rol van informele zorgverleners. Daarom investeert Topaz in de samenwerking met naasten en vrijwilligers. Door informele en formele zorg beter in samenhang te organiseren als community om de bewoner en cliënt heen, kunnen vraag en aanbod beter op elkaar worden afgestemd. Dit draagt bij aan de kwaliteit van zorg en het welbevinden van de bewoner en cliënt.
Samenwerken met naasten en de inzet van vrijwilligers zijn van groot belang om het uitgangspunt van Topaz ‘het hele leven telt’ waar te maken, nu en in de toekomst. In 2023 hebben de coördinatoren informele zorg ingezet op het delen van kennis over samenwerking met naasten. Er is een toolkit in het leven geroepen en er is een groep ambassadeurs samengesteld om ervaringen te delen.
De inzet van vrijwilligers op de locaties is van grote toegevoegde waarde. Vrijwilligers zijn binnen Topaz op veel verschillende manieren actief, voor individuele activiteiten en voor groepsactiviteiten. Om voldoende vrijwilligers te kunnen werven, welkom te heten, in te werken en te faciliteren in hun vrijwilligerswerk, is goed vrijwilligersmanagement op de locaties van doorslaggevend belang. In 2023 is een nieuw registratiesysteem aangeschaft. Hierin kan onder andere goed worden vastgelegd wat de vrijwilliger fijn vindt om te doen en wanneer. Zo kan er een goede match met de bewoner en cliënt gemaakt worden.
Topaz is onderdeel van het doelgroepennetwerk Huntington KennisNet Nederland (HKNN). Het doel van HKNN is om kennis en expertise over de ziekte van Huntington voor cliënten verder te ontwikkelen en te borgen, zodat alle mensen met de ziekte van Huntington toegang tot een vergelijkbare zorg kunnen ontvangen. In maart 2023 heeft de commissie Expertise Centra Langdurige Zorg (CELZ) op basis van een onafhankelijke visitatie vastgesteld dat de doelgroep Huntington, met het doelgroepnetwerk Kenniscentrum, de doelgroep expertisecentra (DEC’s) en de regionale expertisecentra (REC’s), voldoen aan de criteria. Ons Huntington expertisecentrum in Katwijk is daarmee officieel erkend als dé expert in de regio.
Het Topcare-predicaat is een erkenning van een onafhankelijke commissie van onze inspanningen op het gebied van innovatie, onderzoek, ontwikkeling en samenwerking. Het is een waardering dat wij als onderzoekende organisatie voortdurend op zoek blijven naar mogelijkheden om de zorg en behandeling nog beter te laten aansluiten op de wensen en behoefte van cliënten. Topaz heeft sinds 2013 het Topcare predicaat Huntington. Eens per 4 jaar wordt getoetst of we als organisatie nog voldoen aan de criteria, met halverwege een tussenevaluatie. Daarnaast heeft locatie Revitel sinds januari 2023 het Topcare GRZ predicaat behaald. Dit betekent een tweede Topcare predicaat voor Topaz.
Dit is een project dat oorspronkelijk gestart is door Topaz en ActiVite. In 2023 zijn ook Marente en Wijdezorg aangesloten. Het doel is om de kwaliteit van leven en de zorg, begeleiding en behandeling voor mensen met dementie en hun naasten te verbeteren. Hiertoe worden allerlei activiteiten ondernomen:
In de week van Wereld Alzheimerdag gratis naar de bioscoop waar films gedraaid worden over dementie. Deze week wordt samen met Transmuralis georganiseerd.
Een kennisbijeenkomst voor zorgprofessionals aan de hand van een thema om met elkaar te leren en kennis uit te wisselen. Deze bijeenkomsten worden door eigen medewerkers georganiseerd en zijn voor alle zorgmedewerkers van Zuid Holland Noord toegankelijk.
Een cursusweek voor mensen met dementie en hun mantelzorger op een vakantieboerderij in Koudekerk. De mantelzorger volgt workshops hoe om te gaan met dementie. De mensen met dementie hebben een dagbestedingsprogramma.
Dit is een training voor naasten van mensen met dementie. Zij krijgen workshops over hoe om te gaan met dementie.
Zij ondersteunen professionals bij ingewikkelde casussen rondom dementie als het team er zelf niet verder mee komt. Het is laagdrempelig en snel.
Dit is ontwikkeld voor mensen met dementie en wordt gedeeld met organisaties die hier vragen over hebben. Het is onder meer gedeeld met Woonzorg Nederland, Alrijne ziekenhuis en Zorggroep (Limburg).
We zijn ervan overtuigd dat het belangrijk is om kennis en kunde te delen met anderen en natuurlijk ook om zelf van anderen te leren. Dit is van groot belang om de zorg aan kwetsbare ouderen in de toekomst te kunnen blijven geven. Om die reden maken we deel uit van verschillende lerende netwerken en zijn er regionale samenwerkingen in de regio Zuid Holland Noord. De VVT-organisaties hebben al meerdere jaren een samenwerkingsverband genaamd AVANT. In 2022 is gezamenlijk een regiovisie opgesteld om met elkaar acties te ondernemen om de toekomstige uitdagingen in de ouderenzorg het hoofd te bieden. In het uitvoering geven van het Integraal zorgakkoord (IZA), het Gezond en Actief Leven Akkoord (GALA) en het programma wonen, ondersteuning en zorg voor ouderen (WOZO) wordt gezamenlijk opgetrokken vanuit Transmuralis. Dit zal in de komende jaren een vervolg krijgen.
De lerende netwerken zijn op verschillende niveaus:
Samenwerking op het gebied van geriatrische revalidatiezorg. Doel is enerzijds om de kwaliteit van zorg voor de oudere cliënten in de regio Zuid-Holland Noord te verbeteren en anderzijds om kennis te delen en te verdiepen. Deze samenwerking vindt plaats tussen Marente, Basalt, Alrijne Zorggroep en Topaz.
Aangesloten organisaties in de keten in de regio Zuid Holland Noord delen ontwikkelingen vanuit hun eigen organisatie en geven met elkaar invulling aan projecten die in de keten uitgevoerd worden. Ook het landelijk programma juiste zorg op de juiste plek heeft hier een plek gevonden.
Een samenwerking vanuit oorspronkelijk drie (en inmiddels vijf) VVT organisaties om de opleiding van zorgprofessionals meer praktijkgericht in te steken.
Dit is ons internationale netwerk met een ouderenzorg organisatie in Australië. Hierin leren we met elkaar over de zorgverlening en begeleiding van mensen met dementie.
Regionale samenwerking waarin onderzoek een centrale plek heeft.
Te weten: Netwerk palliatieve zorg, dementie en CVA in Zuid Holland Noord
Landelijk netwerk voor de zorg en behandeling van Huntington.
Dit is een verbinding tussen de wetenschap en praktijk waarbij de praktijk altijd het uitgangspunt is.
Beleidsadviseurs uit verschillende organisaties uit het hele land komen periodiek bij elkaar om kennis uit te wisselen. Dit is vanuit Actiz georganiseerd.
Behandelaren in de regio delen hier hun ervaringen en inzichten met betrekking tot zorg en behandeling van cliënten met Parkinson.
Een landelijk kennis en inspiratienetwerk van en voor zorgprofessionals. Via dit netwerk kunnen bijeenkomsten en webinars gratis gevolgd worden.
Het delen van kennis en ervaringen met name rond de benadering van de arbeidsmarkt.
Ook in 2023 hebben we in goed werkgeverschap geïnvesteerd. In deze krappe arbeidsmarkt willen we dat werkplezier centraal staat bij Topaz en willen we onze medewerkers de kans geven zich te blijven ontwikkelen. We bieden werk met toekomstperspectief. Onze bijzonder mooie arbeidsmarktcampagne, de groei van het flex- en planbureau, de uitbreiding van het vitaliteitsbeleid en de ontwikkeling van de gesprekskaart ‘het goede gesprek’ hebben hieraan bijgedragen.
Er is nog steeds krapte op de arbeidsmarkt. In de zorg is het tekort aan gekwalificeerd personeel een groeiend probleem. Het vinden en behouden van met name gediplomeerde (zorg)medewerkers is moeilijker geworden. Dit vraagt om een continue aanpak in het werven van medewerkers. Social media heeft een belangrijke rol, Facebook, Instagram en LinkedIn zijn niet meer weg te denken bij de doelgroep.
In 2023 is een arbeidsmarktcampagne gelanceerd. In deze campagne geven medewerkers aan waarom voor hen en de bewoners “het hele leven telt”. De campagne heeft gezorgd voor meer naamsbekendheid voor Topaz als werkgever: de campagne is in totaal 1.063.320 keer bekeken en bereikte 113.956 mensen.
In de huidige markt is het belangrijk om kandidaten op een laagdrempelige manier te laten kennismaken met de organisatie. Om deze reden zijn wij actief op banenmarkten en worden speed-dates en inloopdagen op locatie georganiseerd. Voor de werving van leerlingen worden interactieve informatiemiddagen en informele sollicitatiemiddagen georganiseerd.
Daarnaast biedt Topaz twee keer per jaar de oriëntatiebaan aan. Dit is een traject waarbij kandidaten met een niet-zorgachtergrond (zij-instromers) drie maanden betaald meelopen/ meekijken bij verschillende facetten van de zorg. Na de oriëntatiebaan blijven gemiddeld acht op de tien kandidaten bij Topaz werken.
Topaz heeft een planbureau en een flexbureau. Een centrale aansturing bij het planbureau zorgt onder andere voor objectiviteit, optimalisering van het planningsproces en uniformiteit. In 2023 zijn hier mooie stappen in gezet. Zo zijn de processen en werkwijzen t.a.v. het plannen geüniformeerd en is er een verdere implementatie en doorontwikkeling van het SDB planningssysteem. Ook hebben binnen iedere directie evaluaties plaatsgevonden om de dienstverlening continu te kunnen blijven verbeteren. De komende periode ligt de focus op strategisch plannen en capaciteitsmanagement.
Het flexbureau zorgt voor een snelle en adequate invulling van de open gevallen adhoc diensten. Deze diensten worden ingevuld met de centrale flexpool medewerkers, en wanneer er geen andere mogelijkheden zijn, ingevuld met PNIL. De centrale flexpool heeft het afgelopen jaar een groei doorgemaakt. Het voorkomen van onnodig hoge kosten en sturen op kwaliteit en continuïteit zijn onderdelen waar, door inzet van de centrale flexpoolmedewerkers, aan wordt bijgedragen. De komende periode zal ook de focus worden gelegd op groei van de flexpool en de doorontwikkeling van het flexbureau.
Topaz vindt het belangrijk dat medewerkers hun talenten kunnen inzetten, in hun kracht kunnen staan en zich kunnen ontplooien. Het loopbaancentrum draagt hieraan bij door medewerkers te ondersteunen, motiveren en begeleiden op het gebied van persoonlijke loopbaanontwikkeling. Met als doel: ‘de juiste medewerker op de juiste plek’. Het loopbaancentrum is verantwoordelijk voor het begeleiden van verplichte loopbaantrajecten in de zoektocht naar werk. Het doel is om medewerkers zoveel mogelijk intern en duurzaam te herplaatsen. Daarnaast begeleidt het loopbaancentrum vrijwillige loopbaantrajecten op initiatief van medewerkers. Op deze manier wordt laten zien dat het hele leven van de medewerker telt.
Gedurende 2023 zijn er 13 re-integratietrajecten (met mogelijkheden) geweest. Naar aanleiding van het project Gastvrije ontvangst zijn 14 pre-mobiliteitskandidaten geïdentificeerd. Daarnaast zijn er 25 vrijwillige loopbaantrajecten begeleid. In 2023 zijn de laatste 2 mobiliteitstrajecten m.b.t. de herinrichting van facilitair centraal afgerond.
Het goede gesprek is een doorlopend gesprek tussen medewerker en leidinggevende, waarbij de medewerker centraal staat. In het gesprek worden met de gesprekskaart ‘het goede gesprek’ onderwerpen besproken die voor de medewerker relevant zijn.
Thema’s die aan de orde kunnen komen zijn:
Sinds mei 2023 wordt er iedere week op alle locaties van Topaz fruit geleverd. Dit doen wij in samenwerking met Froot. Een maand na de start is er een evaluatie uitgezet onder alle medewerkers. De reacties waren zeer positief met een gemiddelde score van 4,5 uit de 5. Er werden in deze evaluatie een aantal aandachtspunten meegegeven, onder andere over de locatie van het fruit binnen het pand. Hier is samen met de facilitair leidinggevende naar gekeken en zo nodig actie ondernomen.
In 2023 konden medewerkers zich 2x inschrijven voor stoelmassages. De ervaringen van de massages in oktober waren positief met een gemiddelde van 4,7 uit 5. De aandachtspunten die uit deze evaluatie naar voren komen waren onder andere de ruimte en de duur van de massages. De ruimte is afhankelijk van de beschikbaarheid op de locaties. De duur van de massages is inmiddels verlengd van 15 minuten naar 20 minuten.
In 2023 is er hard gewerkt aan het vergroten van de capaciteit en professionaliteit van PersoneelsFit. In september 2023 is er een nieuwe collega aangenomen. Sinds haar komst is er veel aandacht besteed aan de communicatiemiddelen en de inrichting van PersoneelsFit op de verschillende locaties. Medewerkers kunnen nu sporten op locatie Overduin, Zuydtwijck, Haagwijk, Vlietwijk, Lakenhof, Revitel en Overrhyn. Volgend jaar worden ook locatie Munnekeweij en Foreschate opgezet. De trainers van PersoneelsFit geven aan dat er veel positieve reacties komen op de sportlessen. Per les doen er op dit moment gemiddeld 5 collega’s mee. Per les is er ruimte voor 12 medewerkers. Er is dus nog ruimte voor groei. Naast de focus voor groei willen we ook resultaten gaan meten. Denk hierbij aan het verder verlagen van het verzuimpercentage, een hogere medewerkerstevredenheid en een lagere uitstroom.
Om hoogwaardige zorg te kunnen geven is het belangrijk dat medewerkers en vrijwilligers de gelegenheid krijgen om te leren op een manier die past bij hun ontwikkelfase. Naast opleidingen, trainingen en workshops kun je denken aan het doen van wetenschappelijk onderzoek en werken met slimme technologieën zoals domotica en digitale zorg. Naast processen en systemen sturen we ook aan op een nieuwe manier van denken en werken middels het programma Slim & Wendbaar.
Het programma Slim & Wendbaar (S&W) zorgt voor een andere manier van denken en werken. Het geeft medewerkers van Topaz praktische handvaten om continu te verbeteren in hun werkprocessen. In 2023 was er meer focus naar het aanreiken van hulpmiddelen om een cultuur van continu verbeteren te creëren en te behouden. De locaties Overrhyn en Haagwijk hebben hierbij extra aandacht gekregen. In 2023 zijn een drietal trainingen gegeven: één Yellowbelt training en twee Greenbelttrainingen. In totaal zijn er nu nog 119 Yellowbelts, 120 Greenbelts en 58 Leanleiders werkzaam binnen Topaz. Daarnaast zijn er ook een aantal inspiratiesessies geweest met als thema’s weerstand en veranderen, betekenisvol tekenen en coachen.
In 2023 heeft Topaz een belangrijke stap gezet door een visie op digitalisering te ontwikkelen. Er is een groeiend aantal mensen dat afhankelijk is van onze intensieve zorg, een toenemende druk op mantelzorgers, en een kritiek personeelstekort dat onze capaciteit en mogelijkheden beïnvloedt. Deze factoren onderstrepen de urgentie voor Topaz om een significante groei in digitale volwassenheid te realiseren. Het doel is niet alleen om efficiënter en effectiever te werken maar ook om onze medewerkers te ondersteunen en te ontzorgen, zodat zij zich volledig kunnen richten op het leveren van zorg.
Om onze strategische doelen te verwezenlijken is digitale volwassenheid een randvoorwaarde. Hoe hoger de volwassenheid; hoe beter Topaz in staat is om succesvol te digitaliseren en daardoor succesvol te zijn in het realiseren van de doelstellingen. De processen binnen Topaz zijn al gedigitaliseerd. Medewerkers gebruiken elke dag digitalisering om het dagelijks werk uit te voeren: rapporteren, roosters maken, een behandelplan maken, zorg declareren, online vergaderen, een financiële verantwoording opstellen en ga zo maar door. Digitalisering is de strategische kurk waarop onze processen drijven. Door onze processen continue te verbeteren vanuit eigenaarschap zijn we digitaal ‘aan het groeien’.
Technologie wordt steeds belangrijker in de zorgverlening aan onze bewoners. Noodzakelijk om de kwaliteit van de zorgverlening hoog te houden. Slimme oplossingen die ten goede komen aan bewoners en medewerkers zijn dus van groot belang om de zorgverlening te vereenvoudigen en het welzijn te verbeteren. We hebben dit geborgd in het bestaande ICT regieproces. Topaz zet onder meer in op toezichthoudende domotica, in 2023 is een goede infrastructuur voorbereid. Op twee locaties is de toezichthoudende domotica geïmplementeerd en een plan is opgesteld om in 2024 de overige locaties hiermee uit te rusten. Hierbij is ook van belang om aandacht te hebben voor de werkwijze van de zorg. Onder andere door deze technologie hebben we in het revalidatiecentrum Revitel een unit kunnen openen voor pg-revalidatie.
Bij Topaz vindt er veel onderzoek plaats, van kleine praktijk onderzoeken door leerlingen, studenten, medewerkers tot wetenschappelijk onderzoek. Er vinden ook scholingen plaats om medewerkers kleinschalige laagdrempelige onderzoeken te laten doen. Hierdoor zorgen medewerkers voor verbeteringen in kwaliteit van leven en behandeling voor bewoners, naasten en verbeteren zij hun eigen praktijk. Daarnaast leren zij van het onderzoek doen en is het een van de doorontwikkelmogelijkheden binnen Topaz.
Topaz zet in op technologische en sociale innovaties die nieuw zijn voor Topaz. Het gaat niet enkel om het inzetten van een technologie. Het gaat ook over anders handelen, inzetten van meer creativiteit en oplossingsgerichtheid om samen de toekomst van de zorg te kunnen blijven waarmaken op een manier die helemaal bij Topaz hoort. We innoveren met focus op bewezen innovaties die werk verlichten voor de medewerkers, en/of arbeidsbesparend en die makkelijk te implementeren zijn.
Daarnaast is er ook een beetje ruimte voor innovaties die zich in mindere mate hebben bewezen of volledig nieuw zijn. Innovaties proberen we uit om te bepalen of we willen opschalen. Het uitproberen doen we op een doordachte manier.
Goede zorg leveren is erg belangrijk, maar wat is kwaliteit van zorg nu eigenlijk? Dit is wanneer de zorg die verleend wordt, aansluit bij de verwachtingen van een patiënt. Dat is voor een groot deel persoonlijk. Ook moet de zorg voldoen aan professionele kwaliteitseisen en moet de zorg zich steeds blijven ontwikkelen. De kwaliteit van zorg wordt gemeten met verschillende meetinstrumenten.
We stellen op Zorgkaart Nederland vragen voor de clientervaring. Alle (vertegenwoordigers van) cliënten van Topaz die zorg ontvingen in maart/ april 2023 zijn benaderd voor een interview. We doen dit onderzoek omdat we willen weten of dat wat we doen, we ook goed doen vanuit de beleving van cliënten en hun vertegenwoordigers. We willen een bovengemiddelde kwaliteit van zorg- en dienstverlening bieden. Ervaren onze cliënten dit ook? Met als doel onze zorg- en dienstverlening te blijven verbeteren. Bovendien is het ook een verplichting om minimaal eens per jaar clienten/ vertegenwoordigers expliciet en anoniem in de gelegenheid te stellen hun mening over de ontvangen zorg en dienstverlening te geven. De verslaglegging is visueel gemaakt op een poster, zowel op afdelingsniveau als op locatieniveau. Ook heeft iedere locatie een rapport ontvangen waarin alle toelichtingen op de gegeven antwoorden per vraag per afdeling zijn opgenomen. Want een cijfer krijgt betekenis wanneer we weten waarom dit cijfer is gegeven. Hiernaast is het rapport te zien voor geheel Topaz.
We monitoren de stand van zaken rondom kwaliteit en veiligheid in het kwaliteitsdashboard. Denk hierbij aan cliëntwaardering, ondertekening van clientplan, risicosignalering op individueel clientniveau, interne audits, analyse van incidenten bij cliënten, beschikbaarheid van een verklaring omtrent gedrag en gevoerde functioneringsgesprekken. Iedere leidinggevende heeft hiermee periodiek inzicht in de actuele informatie.
Ieder kwartaal wordt door de coördinator veiligheid een veiligheidsrapportage opgesteld met de onderwerpen brandveiligheid, legionella en HACCP. In 2023 hebben 437 medewerkers deelgenomen aan de herhalingstrainingen. De opkomst was 72%, terwijl dit volgens de norm boven de 90% moet liggen. Het blijft de vraag of deze indicator nog een juiste indicator is. Het aantal BHV geschoolde medewerkers op de locatie is namelijk toereikend en er zijn iedere dienst BHV’ers aanwezig. Een belangrijk onderdeel bij brandveiligheid zijn oefeningen. Deze hebben op alle locaties meerdere keren plaatsgevonden. Het managementteam van Topaz heeft in 2023 een oefening gedaan zodat bij een eventuele crisis het management goed weet te handelen.
Met betrekking tot de HACCP kan opgemerkt worden dat er in de Obeya in het laatste kwartaal van 2023 is besloten om een andere inrichting te ontwikkelen voor de borging van voedselveiligheid. Dit om meer diepgang en reikwijdte binnen de organisatie te bewerkstelligen. Er wordt momenteel gewerkt aan een conceptversie van de nieuwe uitwerking van het beleid.
De meeste bewoners zijn afhankelijk van ons als het gaat om de medicatieverstrekking. Om die reden hechten we er waarde aan om te meten of dit ook gebeurt op een veilige manier, volgens de afspraken die we daarover hebben gemaakt. Jaarlijks wordt een audit gedaan op dit onderwerp. Medewerkers van de ene locatie doen een interne audit op een andere locatie aan de hand van een vastgesteld format. Op die manier waarborgen we de objectiviteit en kunnen medewerkers daarnaast zien hoe dit proces op een andere locatie vormgegeven wordt. Hierdoor wordt het leren van elkaar gestimuleerd. De uitkomsten van de interne audit worden teruggekoppeld aan de locaties en het MT van Topaz. Daarnaast worden de uitkomsten in de commissie medicatieveiligheid besproken en worden de uitkomsten gebruikt voor het evalueren en bijstellen van documentatie die betrekking heeft op medicatieveiligheid. Op alle locaties is een aandachtspunt geconstateerd. Aanwezigheid van een paraaflijst is een onderdeel die op vier locaties ontbreekt. De oplossing ligt in digitale aanpassingen, hierdoor zal in de loop van 2024 deze paraaflijst niet meer nodig zijn.
De norm die gehanteerd wordt is dat 95% van de bewoners die langer dan 6 weken bij ons woont, een geaccordeerd plan heeft dat niet ouder mag zijn dan 6 maanden. Dit percentage is in 2023 helaas niet gehaald. Een van de oorzaken is de krapte op de arbeidsmarkt. Doordat het moeilijk is om voldoende vast personeel te krijgen, komen cliëntplanevaluaties onder druk te staan waardoor dit niet altijd binnen het half jaar lukt. Ook is niet altijd de tijd aanwezig om de administratieve afhandeling van het akkoord van de familie te verwerken in het ECD. Aan het bepalen van de actuele risico’s en het opnemen daarvan in het cliëntplan is te zien dat dit wel goed in kaart is gebracht, hetgeen een indicatie is voor de actualiteit van het cliëntplan.
De Infectiepreventie Commissie (IPC) is erop gericht om infectiepreventie te bevorderen en richtlijnen en instructies t.a.v. antibiotica resistentie uit te voeren. De commissie werkt met een jaarplan en maakt jaarlijks een verslag. Enkele items uit het jaarverslag zijn:
In het eerste kwartaal is in een revalidatieafdeling een pilot uitgevoerd met het Vernacare systeem. Een alternatief voor de pospoeler. Dit systeem vergemakkelijkt het hygiënisch omgaan met po en urinaal, de cliënt is verzekerd van een altijd schone po/ urinaal en het is tijdbesparend. De uitkomsten waren 100% positief. De IPC heeft geadviseerd vanuit infectiepreventie en verlichting van de uitvoering van infectiegevoelige werkzaamheden voor medewerkers om bij vervanging van een pospoeler over te gaan naar dit Vernacare systeem.
De beschikbare handzeep, handalcohol, handschoenen, toiletpapier, handdoekjes, dameshygiëne en dispensers zijn in 2023 geharmoniseerd en gestandaardiseerd. Alle Topaz medewerkers kunnen nu beschikken over beschermende materialen die voldoen aan de normen en eisen.
Jaarlijks worden er 4 trainingen georganiseerd voor aandachtsvelders infectiepreventie. In 2023 waren de onderwerpen: basisinformatie voor nieuwe aandachtsvelders, hygiëne rondom urinewegzorg, duurzaam omgaan met materialen en hygiëne rondom wondzorg.
Topaz heeft zich aangesloten bij MUIZ (Meldpunt voor Uitbraken Infectie Ziekten). Inzage in uitbraken en hierop passend handelen en acties ondernemen om dit verminderen is een verplichting waaraan wij tot op heden niet methodisch aan voldeden. Met het aansluiten bij dit meldpunt geven we hieraan invulling.
Er is voor behandelaren een scholing op maat gemaakt. Met als doel hen actuele informatie verstrekken over het hygiënisch werken. Passend bij hun rol en verantwoordelijkheden.
In 2022 heeft Topaz gekozen voor een ander keurmerk. We hebben gekozen voor het Prezo keurmerk. In 2022 hebben alle locaties het keurmerk gehaald. Revitel heeft in 2023 de overstap gemaakt. Naast de locaties hebben ook de ontmoetingscentra en Topaz360 een keurmerk behaald. Uit alle initiële audits hadden we in totaal 74 aandachtspunten. Na de tussentijdse audits in 2023 waren er nog slechts 15 aandachtspunten. Een enorme prestatie van alle medewerkers. Op twee locaties werd geen enkel aandachtspunt geconstateerd. Waren we eind 2022 trots dat alle locaties het certificaat in 1 x behaald hadden, deze daling in aandachtspunten gedurende 2023 laat zien dat de medewerkers actief en met resultaat verbeteren.